Compliance & Integrität
Alle verpflichten sich zur Compliance.
Partnerschaft ist für uns ein wichtiger Faktor.
2019 wurde Sonepar die erste Gruppe in Frankreich, die als mit allen Anforderungen des französischen Antikorruptionsgesetzes Sapin II konform erklärt wurde. Die Entscheidung wurde am 04.07.2019 vom Durchsetzungsausschuss der französischen Antikorruptionsbehörde (Agence Française Anticorruption – AFA) erlassen. Sonepar hat alle acht erforderlichen Maßnahmen und Verfahren eingeführt: Verhaltenskodex, Whistleblowing-System, Risk Map, Due-Diligence-Verfahren für Dritte, Rechnungsprüfungsverfahren, Schulungsprogramm, internes Disziplinarverfahren, Verfahren zur internen Überwachung und Bewertung dieser Maßnahmen.
Verhaltenskodex
Der Verhaltenskodex der Gruppe ist das Referenzdokument für globale Compliance und Integrität bei Sonepar.
Nach der Erstausgabe 2017 wurde Anfang 2020 eine aktualisierte Fassung herausgegeben. Sie wurde auf Grundlage der neuesten regulatorischen Entwicklungen, bewährten Verfahren und Sonepars Risiko-Mapping in Bezug auf Korruption und unzulässige Einflussnahme erweitert.
Alle Sonepar-Regionen und Support-Funktionen haben zu diesem leserfreundlichen Verhaltenskodex beigetragen, der von der Konzernleitung, dem Prüfungsausschuss und dem Konzernvorstand von Sonepar genehmigt wurde.
Er legt die Grundsätze und Regeln des guten Verhaltens dar, von denen sich alle Mitarbeiter:innen von Sonepar im täglichen Geschäft, überall und jeden Tag, leiten lassen müssen.
Mitarbeiter:innen haben Zugang zur digitalen Fassung des Verhaltenskodex und erhalten Zugang zu einer Kopie, wenn sie der Gruppe beitreten. Damit das Verständnis und die Einhaltung des Kodex durch alle sichergestellt ist, steht er in 20 verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Den Verhaltenskodex auf Englisch und Deutsch finden Sie rechts unter den Downloads.
Verhaltenskodex für Lieferant:innen
Sonepar erwartet von seinen Geschäftspartner:innen, dass sie sich zu demselben hohen ethischen Niveau verpflichten. Daher werden spezifische Standards in einem speziellen Verhaltenskodex für Lieferant:innen dargelegt und die Gruppe hat Verfahren und Instrumente zur Bewertung der Integrität ihrer Geschäftspartner:innen eingesetzt. Den Verhaltenskodex für Lieferant:innen auf Englisch und Deutsch finden Sie rechts unter den Downloads.
Compliance-Richtlinien und -Verfahren
Um die Grundsätze und Standards, die im Verhaltenskodex von Sonepar dargelegt werden, effektiv umzusetzen, werden verschiedene Themen eingehender in der Gruppe sowie den lokalen Compliance-Richtlinien und -Verfahren behandelt, wie zum Beispiel Förderung eines fairen Wettbewerbs, Verhinderung von Korruption, Datenschutz oder Einhaltung von Embargos und internationalen Handelsbestimmungen.
Compliance-Programm von Sonepar
Der Verhaltenskodex von Sonepar und seine damit verbundenen Richtlinien und Verfahren sind Teil eines umfassenden Compliance-Programms der Gruppe, das auch Bildungs- und Informationskampagnen, Risiko-Mapping, Berichterstattung, Whistleblowing, Bewertung von Geschäftspartner:innen, Verpflichtungen in Bezug auf Bücher und Aufzeichnungen, Bewertungen und Audits umfasst.
Sprechen Sie Compliance-Bedenken an!
Sonepar hat eine Whistleblowing-Politik eingeführt, um denjenigen, die von Umständen oder Verhaltensweisen Kenntnis haben, bei denen sie in gutem Glauben der Ansicht sind, dass sie Verstöße gegen den Verhaltenskodex, die Richtlinien und Verfahren von Sonepar und/oder geltende Gesetze und Vorschriften darstellen könnten, eine Möglichkeit zu bieten, diese Bedenken zu identifizieren und mitzuteilen.
Wie können Bedenken angesprochen werden?
Für Mitarbeiter:innen besteht die bevorzugte Option darin, die Angelegenheit an ihre Führungskraft weiterzuleiten.
Wenn es Mitarbeiter:innen unangenehm ist, Bedenken mit einer direkten Führungskraft zu teilen, könne diese sich an die Personalabteilung von Sonepar (entweder in der Zentrale oder auf lokaler Ebene) oder an die Rechtsabteilung der Gruppe (Group General Counsel‘s Office) wenden.
Wenn Mitarbeiter:innen nicht mit dem Personal von Sonepar interagieren möchten, oder wenn die Person, die eine Meldung machen möchte, eine im Hinblick auf Sonepar betriebsfremde Person ist, steht ein vertrauliches Whistleblowing-Berichtssystem zur Verfügung. Es wird von einem von Sonepar ausgewählten unabhängigen Drittanbieter bereitgestellt. Meldungen können jederzeit, 24 Stunden am Tag, in 20 verschiedenen Sprachen gemacht werden.
Der Berichtsprozess ist verschlüsselt und passwortgeschützt. Die Kommunikation mit Whistleblower:innen erfolgt über diese gesicherte Plattform.
Eine engagierte Organisation
Der VP der Konzernabteilung Recht und Compliance fördert zusammen mit den regionalen General Counsels die Grundsätze und bewährten Verfahren, die im Verhaltenskodex der Gruppe und den damit verbundenen Richtlinien und Verfahren dargelegt werden.
Die regionalen Präsident:innen sind zusammen mit den Manager:innen der Länder und operativen Gesellschaften für die Umsetzung des Compliance-Programms der Gruppe in der Region zuständig, die in seinen Verantwortungsbereich fällt.
Ein weltweites Netzwerk von Compliance Champions spielt ebenfalls eine wichtige Rolle dabei, die operativen Gesellschaften von Sonepar bei der Umsetzung des Compliance-Programms der Gruppe zu unterstützen.
Der internationale Rechts- & Compliance-Ausschuss von Sonepar (Sonepar International Legal & Compliance Committee (SILCC))
Der SILCC, dessen Vorsitz der General Counsel einnimmt, besteht aus führenden Mitgliedern der Rechts-, Risiko- und Compliance-Gemeinschaft der Gruppe.
Der Ausschuss, der einmal jährlich sowie im Rahmen von regelmäßigen Konferenzschaltungen zusammenkommt, ist unter anderem ein Forum für das Teilen bewährter Verfahren, die Entscheidungsfindung und die Weiterverfolgung, um sicherzustellen, dass das Compliance-Programm der Gruppe in vollem Umfang eingehalten wird.
